Retail Inventory Ops

Stock Register
Training Guide

دليل تدريب سجل المخزون

This guide exists because your accuracy = everyone's success. Not a rule book — a practical walkthrough built for you.هذا الدليل موجود لأن دقتك = نجاح الجميع. ليس كتاب قواعد — بل شرح عملي مُعدّ خصيصاً لك.

35+
Stores · UAE & Oman
253
Active SKUs
v9
Version
EN|AR
Bilingual
Scroll
Foundation · الأساس

Why every entry you make matters

لماذا كل إدخال تقوم به مهم

The Stock Register connects all 28 outlets into one live system. When you enter data accurately, the whole network wins. When you don't — your store, the other stores, and the finance team all suffer the consequences.سجل المخزون يربط 28 متجراً في نظام واحد مباشر. عندما تُدخل البيانات بدقة، تنتصر الشبكة بأكملها. وعندما لا تفعل — متجرك والمتاجر الأخرى وفريق المالية يعانون جميعاً من العواقب.

★
Your store. Your data. Your responsibility. Accurate daily entries protect your store's stock, the company's finances, and your own record. Nobody else can do this for you — you are the single source of truth for your outlet.متجرك. بياناتك. مسؤوليتك. الإدخالات الدقيقة اليومية تحمي مخزون متجرك وأموال الشركة وسجلك الشخصي. لا أحد غيرك يستطيع فعل هذا — أنت المصدر الوحيد للحقيقة في متجرك.
Retail floor illustration Retail floor illustration Retail floor illustration Retail floor illustration
📦
Inventory Accuracy
دقة المخزون
Every unit you enter or sell is tracked live. The system calculates your real balance — no manual counting errors, no guessing. Discrepancies show up instantly across all 28 outlets.
💰
Finance Accuracy
دقة المالية
Cash, card, BNPL, and credit are recorded daily. The Finance tab permanently replaces the physical yellow carbon copy form — and it's faster to complete.النقدي والبطاقة والدفع الآجل والائتمان تُسجَّل يومياً. تبويب المالية يحل محل النموذج الورقي الأصفر نهائياً — وأسرع في الإكمال.
👁
Network Visibility
رؤية الشبكة
All 28 outlets on one screen. Any associate can see which store has any SKU in stock — without calling anyone. Transfers can be requested directly from the app.28 متجراً على شاشة واحدة. أي موظف يمكنه معرفة أي متجر لديه أي منتج في المخزون — بدون الاتصال بأحد. يمكن طلب التحويلات مباشرة من التطبيق.
⚠️
This system only works if every store uses it properly. Partial adoption breaks the whole network — other stores cannot see your stock, finance cannot reconcile, and replenishments get delayed.
هذا النظام يعمل فقط إذا استخدم كل متجر بشكل صحيح. الاعتماد الجزئي يكسر الشبكة بأكملها.
Step 01 · الخطوة الأولى

Access & Login

الوصول وتسجيل الدخول
Step 02 · الخطوة الثانية

The 7-Column Stock Grid

شبكة المخزون ذات السبعة أعمدة

Every product row has 7 columns. Six you enter data into — one is auto-calculated. Tap any coloured cell → numpad slides up → type the number → SAVE. That's it.

★
Your grid. Your entries. Your store's truth. Every number you type becomes the official stock record for your outlet. If any column is wrong, your store's balance is wrong — and every manager, every transfer request, and every replenishment decision is made on data you entered.
A + B + C − D − E = BAL
Product / المنتج
A · Opening
B · WH In
C · Store In
D · Sales
E · Send Out
BAL
White 100ml · C00002
100
65
30
36
36
123 ✓
A
Opening Stock
المخزون الافتتاحي
Set once on Monday (or first trading day). Count your physical stock per SKU and enter it. After a locked day, carry-forward sets this automatically — you don't need to enter it again.
B
Warehouse IN (GRN)
وارد المستودع
Enter when delivery arrives from the Nad Al Hammar warehouse. This is your Goods Received Note entry. Enter immediately when the delivery physically arrives — not at end of day.
C
Store Transfer IN
تحويل وارد من متجر
Stock arriving from another outlet. You must select the SOURCE store from the dropdown — the name must appear in the cell. Without it, the transfer is invisible to the network.
D
Sales
المبيعات
Units sold to customers today. The system automatically blocks you if you try to enter more than what's in stock — preventing impossible deductions. Enter once at end of shift.
E
Transfer OUT
تحويل صادر
Stock you're sending to another outlet. Select the DESTINATION store from the dropdown. The receiving store then enters Col C with your store as the source — both must match.
BAL
Balance — Auto Only
الرصيد — تلقائي فقط
Gold = Healthy. Red = Stop everything. You never type in this column — it calculates automatically every time you save any other column. If it goes red, call your Area Manager immediately.
💡
Numpad workflow: Tap any coloured cell → numpad slides up showing the product name → projected balance updates as you type → tap SAVE ✓ → grid updates instantly. For Columns C & E, a store dropdown also appears — always select it before saving.
اضغط أي خلية ← يظهر لوح الأرقام ← يتحدث الرصيد أثناء الكتابة ← SAVE
Step 03 · الخطوة الثالثة

Your Daily Workflow

سير عمل يومي من 12 خطوة — كل يوم، كل وردية

12 steps. Same order. Every day. Once this becomes habit, it takes under 10 minutes. Here's exactly what to do and when.

★
Your shift. Your 12 steps. Your commitment. This is not a suggestion — it is your daily contract with your store. Every step you skip leaves a gap that cascades into the next day's opening, the week's report, and the company's finances. Own every step, every shift, without exception.
☀ Morning · الصباح
1
Login to your store
سجّل الدخول لمتجرك
2
Check gold TODAY badge — confirm correct date
تحقق من شارة اليوم — تأكد من التاريخ
3
Monday only: Enter Opening Stock per SKU (Col A)
الاثنين فقط: أدخل المخزون الافتتاحي (العمود A)
⟳ During the Day · أثناء اليوم
4
Warehouse delivery arrives → enter Col B immediately
وصل توصيل ← أدخل العمود B فوراً
5
Stock arrives from another store → enter Col C with source store
وصل مخزون من متجر ← العمود C مع المصدر
6
Sending stock to another store → enter Col E with destination
إرسال مخزون لمتجر ← العمود E مع الوجهة
🌙 End of Day · نهاية اليوم
7
Enter today's Sales per SKU (Col D)
أدخل مبيعات اليوم لكل SKU (العمود D)
8
Check Balance — all gold, zero red
تحقق من الرصيد — كله ذهبي، لا أحمر
9
Dashboard → Activity Log — confirm all movements
لوحة التحكم ← سجل النشاط — تأكد من الحركات
10
Fill Finance Tab → Save Report
أكمل تبويب المالية ← احفظ التقرير
🔒 Lock & Export · القفل والتصدير
11
LOCK THE DAY ← Your #1 duty
أقفل اليوم ← مسؤوليتك الأولى
12
Export Day Report → Share with Area Manager
صدّر تقرير اليوم ← شارك مع مدير المنطقة
🚨
Lock before you leave. Every day. No exceptions.
أقفل قبل مغادرتك. كل يوم. بلا استثناءات.
Steps 04–07 · الخطوات 4 إلى 7

Recording Stock Movements

تسجيل حركات المخزون
B
Warehouse IN
وارد من مستودع ند الحمر

When: Delivery arrives from Nad Al Hammar warehouse.

  • Verify physical boxes against delivery note
  • Tap the green Column B cell for the SKU
  • Enter quantity received → SAVE ✓
✅
Enter immediately on receipt — not at end of day.
أدخل فور الاستلام — وليس في نهاية اليوم
★
You received it. You own it. The moment that delivery is in your hands, it is your store's stock. Enter it immediately — an unrecorded delivery is an invisible asset that creates discrepancies your Area Manager will trace back to you.
C
Store Transfer IN
تحويل وارد من متجر آخر

When: Stock physically arrives from another RIO outlet.

  • Confirm SKU and quantity with sending store
  • Tap teal Column C → enter quantity
  • ⚠️ Select SOURCE store from dropdown — name must appear in cell → SAVE ✓
⚠️
Without source store selected, the transfer cannot be tracked anywhere in the network.
بدون اختيار متجر المصدر، لا يمكن تتبع التحويل في أي مكان
★
You are the last checkpoint. When stock arrives at your store, you confirm it exists and record where it came from. Skipping the source store doesn't just break a field — it makes 27 other stores' records inconsistent and erases the movement from the company ledger permanently.
D
Sales
تسجيل المبيعات اليومية

When: End of shift (or after each sale for high-value SKUs).

  • Tap red Column D for each SKU sold today
  • Enter total units sold → check projected balance
  • Tap SAVE ✓ — system blocks if it exceeds stock
🚫
Never enter the same sale twice. Duplicates cause stock deductions that are hard to reverse.
لا تُدخل نفس البيع مرتين — الإدخالات المزدوجة تسبب أخطاء صعبة الإصلاح
★
Your sales record is your store's daily financial truth. Once locked, it cannot be changed without Area Manager override — and every override leaves an audit trail with your name on it. Enter it right, once, at end of shift.
E
Transfer OUT
تحويل صادر إلى متجر آخر

When: Sending stock to another RIO outlet (Area Manager instruction).

  • Confirm destination store and quantity with Area Manager
  • Tap purple Column E → enter quantity
  • Select DESTINATION store from dropdown → name must appear → SAVE ✓
ℹ️
The receiving store then enters Col C with your store as the source. Both must match.
المتجر المستلم يُدخل العمود C مع متجرك كمصدر — يجب أن يتطابقا
★
You initiated this movement — you own it end to end. The receiving store's balance depends entirely on what you enter here. Select the wrong destination or skip it, and the stock disappears from the network with no way to trace it back without a full manual audit.
Module 05 · الوحدة الخامسة

Tester Bottle Module

وحدة زجاجات التجربة

Tester bottles are tracked separately from sellable stock in a dedicated 1-to-1 exchange log. This prevents finished goods from being used as testers without proper authorisation.زجاجات التستر تُتتبع بشكل منفصل عن المخزون القابل للبيع في سجل تبادل مخصص 1:1. هذا يمنع استخدام البضاعة الجاهزة كزجاجات تجربة بدون تفويض رسمي.

★
Your testers. Your log. Your accountability. Every tester bottle at your store exists on record. An unlogged tester is a missing unit that management will investigate. You are the custodian of every bottle — sellable or not — from the moment it enters your store.تسترات متجرك. سجلّك. مسؤوليتك. كل زجاجة تستر في متجرك موجودة في السجل. تستر غير مسجّل يعني وحدة مفقودة ستحقق فيها الإدارة. أنت المسؤول عن كل زجاجة — قابلة للبيع أم لا — منذ لحظة دخولها متجرك.
🏭
Nad Al Hammar Warehouse
مستودع ند الحمر
→
📤
Outward Dispatch (DN)
شحن صادر
→
🏪
Store Receives
يستلم المتجر
→
🧴
In Use at Store
تُستخدم في المتجر
→
📥
Return / Exchange
الإرجاع / الاستبدال
→
✅
Condition Logged
تسجيل الحالة

📦 Tester Column in Your Stock Grid

A separate Tester section sits above the main stock grid. Tap Opening or Received to enter bottle count. Tap Status to update condition.

Tester SKU
OPEN
WH IN
STR IN
SOLD
SENT
RTN WH
White 100ml-T
1
1
0
0
0
0
🏷️
T-Code Rule: Every tester bottle must have a -T label (e.g. "White 100ml-T"). Arrives without it? Mark as "Missing T-Code" in condition immediately.
كل زجاجة تستر يجب أن تحمل علامة -T. وصلت بدونها؟ سجّل "Missing T-Code" فوراً.

📤 Requesting a Tester from FG Stock

Only when warehouse cannot supply AND Area Manager approval is obtained first.

1
Get Area Manager approval first
احصل على موافقة مدير المنطقة أولاً
2
Tap 📦 Request Tester in top nav
اضغط طلب التستر في القائمة العلوية
3
Fill: Date, Name, Employee ID, SKUs, Remarks
أدخل: التاريخ، الاسم، رقم الموظف، المنتجات
✓
Submit Request → goes to manager dashboard
إرسال الطلب ← يذهب للوحة المدير للموافقة
Module 06 · الوحدة السادسة

Finance Tab — Daily Sales Report

تبويب المالية — تقرير المبيعات اليومي

The Finance Tab replaces the physical yellow carbon copy form permanently. Fill it after locking inventory. It captures cash, card, BNPL, and credit with full reconciliation — and exports as a branded PDF.تبويب المالية يحل محل النموذج الورقي الأصفر نهائياً. أكمله بعد قفل المخزون. يسجّل النقدي والبطاقة والدفع الآجل والائتمان مع تسوية كاملة — ويُصدَّر كملف PDF رسمي.

★
Your cash. Your report. Your name on it. When you lock and export the Finance PDF, that document becomes the official financial record for your shift. Every dirham must be accounted for by you. A missing field or a wrong amount is not a minor error — it is a discrepancy in the company's books that leads directly back to your store and your shift.نقديتك. تقريرك. اسمك عليه. عندما تقفل وتُصدّر PDF المالية، تلك الوثيقة تصبح السجل المالي الرسمي لوردتك. كل درهم يجب أن تُسجّله أنت. حقل فارغ أو مبلغ خاطئ ليس خطأً بسيطاً — إنه تناقض في دفاتر الشركة يعود مباشرة إلى متجرك ووردتك.

How to Access

1
Lock your inventory day first (Step 11)
أقفل يوم المخزون أولاً
2
Tap 📊 Dashboard in top nav
اضغط لوحة التحكم في القائمة
3
Tap 💰 Finance tab (3rd tab)
اضغط تبويب المالية (الثالث)
4
Fill all fields → 💾 Save Report
أكمل جميع الحقول ← احفظ
5
🔒 Lock Finance → Export PDF → Share
أقفل المالية ← صدّر PDF ← شارك

Every Field Explained

RowField / الحقلHow
ACash Sales
المبيعات النقدية		Tap → AED amount
BNPLTabby & Tamara
الدفع الآجل		+ Add per transaction
BCredit Card Sales
المبيعات بالبطاقة		AUTO from CC details
CCredit Sales
مبيعات غير مدفوعة		Tap → AED amount
∑TOTAL
المجموع الكلي		AUTO CALCULATED
EOpening Cash Balance
رصيد نقدي افتتاحي		AUTO carried forward
FCash to Directors
مبلغ للمدير		Name + amount
GDeposit to Bank
إيداع البنك		Slip # + amount + 📎
HExpenses
المصاريف		+ Add each + bill
CLOSEClosing Cash Balance
الرصيد النقدي الختامي		AUTO · Gold=OK · Red=Alert
Step 11 — Critical · الأهم

Locking the Day

قفل اليوم — أهم خطوة في يومك كله

Locking finalises all entries, triggers automatic carry-forward of your closing balance to tomorrow's opening stock, and makes the Day Report available for export. Without locking, tomorrow starts broken.القفل يُنهي جميع الإدخالات، ويُشغّل الترحيل التلقائي لرصيدك الختامي إلى المخزون الافتتاحي لغد، ويجعل تقرير اليوم متاحاً للتصدير. بدون القفل، يبدأ الغد بشكل خاطئ.

★
Locking is your signature on the day. Your name goes into the lock confirmation. This is the single most important action of your entire shift — it closes your store's record, protects the next person who opens, and tells the whole network that your data is final and trusted. No lock means no close. No close means no tomorrow.القفل هو توقيعك على اليوم. اسمك يُسجَّل في تأكيد القفل. هذا أهم إجراء في وردتك بأكملها — يُغلق سجل متجرك، يحمي من سيفتح غداً، ويُخبر الشبكة بأن بياناتك نهائية وموثوقة. بدون قفل = بدون إغلاق. بدون إغلاق = لا غد.
✅
Review Entries
مراجعة الإدخالات
→
🔒
Tap Lock Day
اضغط قفل اليوم
→
📝
Enter Your Name
أدخل اسمك
→
✔️
Confirm Modal
تأكيد
→
🟢
Day Locked ✓
اليوم مقفول
✅
Closing balance becomes tomorrow's Opening Stock automatically
الرصيد الختامي يصبح الافتتاحي لغد تلقائياً
🔒
Locked days show a lock icon in the day strip — entries are finalised
الأيام المقفولة تظهر أيقونة قفل في شريط الأيام
📥
Export reports only available after locking
التقارير متاحة فقط بعد القفل
⚡ THE 3-DAY RULE · قاعدة الثلاثة أيام

The app shows 15 days (5 past + today + 9 upcoming). You can enter missed weekend sales on Monday. But:يعرض التطبيق 15 يوماً (5 سابقة + اليوم + 9 قادمة). يمكنك إدخال مبيعات عطلة نهاية الأسبوع يوم الاثنين. ولكن:

⚠️
Maximum 3 past days can be unlocked at any time
الحد الأقصى 3 أيام سابقة مفتوحة في أي وقت
⚠️
Always lock in chronological order — oldest first
اقفل دائماً بترتيب زمني — الأقدم أولاً
Monday
Open: 100
WH+65 In+30 Sales 36 Sent 36
BAL = 123
→ LOCK →
Tuesday
Opening = 123
Set automatically ✓
Module 08 · الوحدة الثامنة

All Stores — Network Visibility

جميع المتاجر — رؤية الشبكة

See what any of the 28 outlets has for any product — in real time. No more phone calls. No more WhatsApp messages asking "do you have this in stock?" The answer is already in the app.شاهد ما لدى أي من 28 متجراً لأي منتج — في الوقت الفعلي. لا مزيد من المكالمات الهاتفية. لا مزيد من رسائل واتساب تسأل "هل عندكم هذا في المخزون؟" الإجابة موجودة بالفعل في التطبيق.

★
Your accurate entries power every other store's decisions. When Dubai Mall checks if RAK has stock, that answer comes from what RAK entered. When your Area Manager plans a transfer, they rely on your balance being correct. The network is only as reliable as the least accurate store — make sure that store is never yours.إدخالاتك الدقيقة تُحرّك قرارات كل متجر آخر. عندما يتحقق دبي مول من مخزون رأس الخيمة، الإجابة تأتي مما أدخله رأس الخيمة. عندما يخطط مدير المنطقة لتحويل، يعتمد على صحة رصيدك. الشبكة موثوقة بقدر دقة أضعف متجر فيها — تأكد ألا يكون ذلك متجرك.

🔍 Find a Product Tab

Select any SKU → see all 28 stores with stock status, grouped by Area Manager.اختر أي SKU ← شاهد 28 متجراً مع حالة المخزون، مجمّعة حسب مدير المنطقة.

Dubai Mall Shop
47 units
Yas Mall Podium
12 units
Manar Mall Shop
3 units ⚠
Fujairah CC Kiosk
No stock
4+ units — In Stock 1–3 units — Low None recorded

🏪 Browse by Store Tab

Each outlet shown as a card listing all products — English + Arabic names, ERP code, current units.كل متجر يظهر كبطاقة تعرض جميع المنتجات — الأسماء بالإنجليزية والعربية، رمز ERP، الوحدات الحالية.

DUBAI MALL SHOP · DX001
White 100ml · C0000247 Maroon 100ml · C0000323 Black 50ml · C000152 ⚠ Navy 100ml · C00008—
🔄
From this view you can also request a stock transfer directly. The system shows impact at both stores before you confirm.
من هذا العرض يمكنك طلب تحويل مخزون مباشرة
Step 12 · الخطوة الثانية عشرة

Exporting Reports

تصدير التقارير
★
Exporting closes your accountability loop. The report carries your store code, your data, and your shift. Sharing it with your Area Manager is not optional — it is how management verifies that you have completed your responsibilities. A store that doesn't export is a store that cannot be trusted.التصدير يُغلق دائرة مسؤوليتك. التقرير يحمل رمز متجرك وبياناتك ووردتك. مشاركته مع مدير المنطقة ليست اختيارية — هذه هي الطريقة التي تتحقق بها الإدارة من إتمامك لمسؤولياتك. متجر لا يُصدّر = متجر لا يمكن الوثوق به.
1
Tap 📥 Export in top nav
اضغط تصدير في القائمة
A slide-up panel appears with all export options.تظهر لوحة منبثقة بجميع خيارات التصدير.
2
Select Report Type
اختر نوع التقرير
Stock/Inventory OR Finance/DSRمخزون/جرد أو مالية/تقرير المبيعات اليومي
3
Select Date Range
اختر النطاق الزمني
Today / Last 7 Days / Last 30 Days / This Month / Customاليوم / آخر 7 أيام / آخر 30 يوم / هذا الشهر / مخصص
✓
Download → Share
حمّل ← شارك
📄 Excel/CSV for spreadsheets · 📋 PDF for print or WhatsApp📄 Excel/CSV للجداول · 📋 PDF للطباعة أو واتساب
ReportFormatRequirement
Day ReportCSV · PDFDay must be LOCKED
Week ReportCSV · PDFAvailable anytime
Month SummaryCSV · PDFAvailable anytime
Finance Day PDFPDF onlyFinance must be saved
Non-Negotiable · غير قابل للتفاوض

The 8 Golden Rules

القواعد الذهبية الثماني — يجب الالتزام بها دون استثناء
★
These rules are not company policy — they are your personal standards. Every store that runs on this system is trusted because someone at that outlet chose to take full ownership. When you follow these rules, you protect your stock, your store's reputation, and your own professional record. When you don't, the consequences trace directly back to you.هذه القواعد ليست سياسة شركة — إنها معاييرك الشخصية. كل متجر يعمل بهذا النظام موثوق به لأن أحداً في ذلك المتجر اختار تحمّل المسؤولية الكاملة. عندما تتبع هذه القواعد، تحمي مخزونك وسمعة متجرك وسجلك المهني. وعندما لا تفعل، تعود العواقب مباشرة إليك.
Support · الدعم

Troubleshooting Guide

دليل حل المشكلات الشائعة
Problem / المشكلة
Most Likely Cause / السبب الأرجح
Solution / الحل
Balance is red / negative
الرصيد أحمر أو سالب
Opening stock too low, or same sale entered twice
مخزون افتتاحي منخفض جداً، أو إدخال نفس البيع مرتين
Check Column A. Call Area Manager for Override.
تحقق من العمود A. اتصل بمدير المنطقة للتصحيح.
Download button greyed out
زر التحميل غير نشط
Day is not locked yet
اليوم لم يُقفَل بعد
Lock the day first — button activates immediately.
أقفل اليوم أولاً — يُفعَّل الزر فوراً.
Cannot edit a locked cell
لا يمكن تعديل خلية مقفولة
Day has been locked — by design
اليوم تم قفله — مقصود بالتصميم
Contact Area Manager for Override (managers only).
تواصل مع مدير المنطقة للتصحيح (للمدراء فقط).
Transfer store name missing
اسم المتجر مفقود في التحويل
Store not selected in dropdown before saving
لم يتم اختيار المتجر من القائمة قبل الحفظ
Re-enter quantity, select store from dropdown, then SAVE.
أعِد إدخال الكمية، اختر المتجر من القائمة، ثم احفظ.
3+ unlocked days warning
تحذير أيام كثيرة غير مقفولة
Too many past days pending
أيام سابقة كثيرة غير مقفولة
Lock oldest day first. Continue until warning clears.
أقفل الأيام الأقدم أولاً. واصل حتى يختفي التحذير.
Finance PDF is blank
ملف PDF المالية فارغ
Finance not saved before export
لم يتم حفظ المالية قبل التصدير
Fill Finance → 💾 Save Report → then export PDF.
أكمل المالية ← احفظ التقرير ← ثم صدّر PDF.
Tuesday opening changed
تغير المخزون الافتتاحي ليوم الثلاثاء
Monday was locked — carry-forward triggered
تم قفل الاثنين — الترحيل التلقائي تشغّل
This is correct. Monday's closing = Tuesday's opening. ✓
هذا صحيح. ختامي الاثنين = افتتاحي الثلاثاء. ✓
App slow / not loading
التطبيق بطيء أو لا يعمل
Weak internet or browser cache
إنترنت ضعيف أو كاش المتصفح
Check wifi/4G. Hard refresh (Ctrl+Shift+R). Call Area Manager if persists.
تحقق من الواي فاي/الجيل الرابع. أعِد تحميل الصفحة بالضغط (Ctrl+Shift+R). اتصل بمدير المنطقة إذا استمر.
Cut Out & Keep · احتفظ بها

Daily Operations Checklist

قائمة العمليات اليومية
☀ MORNING · الصباح
Open app → select store → enter PIN → LOGIN
افتح التطبيق ← اختر المتجر ← أدخل الرمز
Check TODAY badge — confirm correct date
تحقق من شارة اليوم — تأكد من التاريخ
Monday only: Count stock & enter Opening (Col A)
الاثنين فقط: عدّ وأدخل المخزون الافتتاحي
Warehouse delivery arrived? → Enter Col B immediately
وصل توصيل؟ ← أدخل العمود B فوراً
⟳ DURING THE DAY · أثناء اليوم
Stock arrived from another store? → Col C + select SOURCE
وصل مخزون من متجر؟ ← العمود C مع المصدر
Sending stock to another store? → Col E + select DESTINATION
إرسال لمتجر؟ ← العمود E مع الوجهة
Tester bottle condition changed? → Update Tester status
تغيرت حالة التستر؟ ← حدّث الحالة
🌙 END OF DAY · نهاية اليوم
Enter SALES per SKU sold today (Col D)
أدخل مبيعات كل منتج (العمود D)
Check BALANCE — all gold, zero red
تحقق من الرصيد — ذهبي كله، لا أحمر
Dashboard → Activity Log → confirm all movements
لوحة التحكم ← سجل النشاط ← تأكد
🔒 LOCK THE DAY — Do not leave without this!
أقفل اليوم — لا تغادر بدون هذا!
Fill Finance → Save → Lock Finance → Export Finance PDF
أكمل المالية ← احفظ ← أقفل ← صدّر PDF
Export Day Report → Share with Area Manager
صدّر تقرير اليوم ← شارك مع المدير
📅 WEEKLY · أسبوعي
Export Week CSV → Share with Area Manager
صدّر تقرير الأسبوع ← شارك مع المدير
Physical stock count → verify vs SKU Tracker in Dashboard
عدّ المخزون الفعلي وقارنه مع متتبع SKU
Check All Stores view — flag any low stock alerts to Area Manager
تحقق من جميع المتاجر — أبلغ عن أي تنبيهات مخزون
For Store Staff · للموظفين

Sales Associate Quick Reference

المرجع السريع لمندوبي المبيعات

Everything a sales associate needs to know to operate the stock register correctly, every single day. No shortcuts — every entry matters.

كل ما يحتاجه مندوب المبيعات لتشغيل سجل المخزون بشكل صحيح يومياً. لا اختصارات — كل إدخال مهم.

The 5 Non-Negotiables · الخمسة غير القابلة للتفاوض
①
Enter Sales Accurately
أدخل المبيعات بدقة
Every SKU sold that day must be entered in Column D (Sold) before end of shift. No estimates — exact units only.
②
Check the Balance
تحقق من الرصيد
Column G (Balance) must never be red. Red = negative stock = data error. Fix it before locking the day.
③
Lock the Day
أقفل اليوم
Before you leave the store, LOCK the day. Unlocked days are flagged to the Area Manager and the system alerts management.
④
Record All Stock Movements
سجّل كل حركات المخزون
Warehouse delivery → Col B. Received from another store → Col C. Sent to another store → Col E. Write-off → Col F. Do it immediately, not at end of day.
⑤
Complete Finance Daily
أكمل المالية يومياً
Fill the Finance tab every day: Cash, Card, Tabby, Tamara. Save → Lock Finance → Export PDF and send to Area Manager.
⚠
Monday: Count Opening Stock
الاثنين: عدّ المخزون الافتتاحي
Every Monday, physically count stock for every SKU and enter the correct quantity in Column A (Opening). This resets the week.
Common Mistakes to Avoid · أخطاء شائعة يجب تجنبها
✗
Entering cumulative sales
Col D = units sold today only. Not total since Monday. Not this week's total.
✗
Forgetting to select the transfer store
When you enter a Transfer (Col C or E), always pick the source/destination store from the dropdown. Without it, the transfer is untracked.
✗
Leaving without locking
An unlocked day cannot carry forward to the next day. The Area Manager is alerted and it creates a compliance flag on your store.
✗
Editing locked cells
Once a day is locked, only an Area Manager or Manager can unlock it. Do not try to work around this — call your AM.
When you do it right · عندما تفعلها بشكل صحيح
✓
Accurate Inventory
Management sees real numbers. No surprises at month-end stock count.
→
Faster Replenishment
Low stock triggers warehouse dispatch automatically based on your data.
↑
Your Store's Performance
Demand Planning dashboard tracks your store. Good data = correct benchmarks.
Management Access · صلاحيات الإدارة

Area Manager Dashboard

لوحة تحكم مدير المنطقة

Area Managers have a dedicated login that gives them a filtered view of all stores under their supervision — without access to stores outside their region.

مديرو المناطق لديهم تسجيل دخول مخصص يمنحهم عرضاً مُصفَّى لجميع المتاجر تحت إشرافهم.

Data Protection · حماية البيانات

Security & Audit System

نظام الأمان والمراجعة

Every action in the stock register is permanently logged. The system detects unusual patterns automatically and alerts management in real time.

كل إجراء في سجل المخزون يُسجَّل بشكل دائم. يكتشف النظام الأنماط غير المعتادة تلقائياً ويُنبّه الإدارة في الوقت الفعلي.

🔐
Secure PIN Verification
التحقق الآمن من الرمز
PINs are not stored in the app code. They are verified securely on the server via an encrypted Supabase RPC call. Even if you see the app's source code, no PINs are visible.
📋
Full Audit Log
سجل مراجعة كامل
Every login, logout, cell edit, and transfer is recorded with timestamp, store code, old value, and new value. This log cannot be deleted from the browser.
⚡
Anomaly Detection
اكتشاف الشذوذ
The system automatically flags: quantities over 100 units in a single entry, more than 25 edits per minute, activity between 10 PM – 6 AM UAE time, and 3+ failed PIN attempts.
📧
Real-Time Email Alerts
تنبيهات بريد إلكتروني فورية
When any anomaly is flagged, management receives an instant branded email alert showing the store, action, timestamp (UAE time), and device type. Alerts have a 5-minute cooldown to prevent spam.
👁
Session Tracking
تتبع الجلسات
Every login creates a session record: who is logged in, from which device (iPad/desktop/mobile), login time, and last activity. The Manager can see all active sessions live.
🛡
Tamper-Proof Records
سجلات محمية من التلاعب
A server-side Postgres trigger creates a backup audit record for every stock cell change. This cannot be bypassed from the browser — the server always keeps a copy.
What this means for you · ماذا يعني هذا لك
→ All your entries are safe. Data is backed up on Supabase servers in real time. A phone restart or browser crash will not lose your work.
→ Your actions are always visible. Management can review every edit made by every store going back months. Accuracy is non-negotiable.
→ Unusual patterns are flagged automatically. If something looks wrong — large numbers, late-night edits, rapid changes — it is escalated without human review.
→ PIN security is enterprise-grade. Never share your PIN. 3 wrong attempts triggers an email alert to the General Manager immediately.